منعت تقيدات الحركة التي فرضتها أزمة فايروس الكورونا غالبية الموظّفين في المدن والدول التي فرضت تلك التقييدات من الوصول إلى مؤسساتهم ومكان عملهم، واضطرتهم للعمل من المنزل. لقد سرّعت هذه الأزمة من مجريات التغيّر السريع أصلًا في بنية عالم الأعمال، في ظل عصر التحوّل الرقمي، حيث أصبح من الضرورة الاستفادة من هذه التكنولوجيا في سبيل تطوير طبيعة الأعمال وكسر الحواجز التي قد تمنع الموظفين، في أي ظرف خارج عن الإرادة، مثل الأزمة الأخيرة، من الوصول إلى مكان عملهم وبالتالي تعطيل عمل المؤسّسة.
بقلم : أحمد بركات - خبير تسويق رقمي
منعت تقيدات الحركة التي فرضتها أزمة فايروس الكورونا غالبية الموظّفين في المدن والدول التي فرضت تلك التقييدات من الوصول إلى مؤسساتهم ومكان عملهم، واضطرتهم للعمل من المنزل. لقد سرّعت هذه الأزمة من مجريات التغيّر السريع أصلًا في بنية عالم الأعمال، في ظل عصر التحوّل الرقمي، حيث أصبح من الضرورة الاستفادة من هذه التكنولوجيا في سبيل تطوير طبيعة الأعمال وكسر الحواجز التي قد تمنع الموظفين، في أي ظرف خارج عن الإرادة، مثل الأزمة الأخيرة، من الوصول إلى مكان عملهم وبالتالي تعطيل عمل المؤسّسة. مع أننا نجد في هذا الأمر فرصة لاستخدام التكنولوجيا في العمل، إلا أنّه يحتاج لإدارة عالية الجودة نضمن فيها السيطرة الكاملة على آلية العمل وعلى إنتاجية الموظفين. إذ لن يكون الموظف، عند عمله من المنزل، بأجواء المكتب المريحة والمسخّرة له لإتمام عمله بالشكل المطلوب، فالتحدي الأكبر لنا هو ألّا نجعل ظروف الموظّف هي المتحكِّمة بظروف العمل.ففي حال فقدنا السيطرة على موظفينا عند العمل من المنزل، سنواجه إنتاجية أقلّ، وصعوبة في التواصل، وتحديات تقنيّة، مثل سرعة الإنترنت المنخفضة، قد تؤدي إلى أن يكون عملنا في خطر! إذًا، كيف يمكننا التغلّب على هذه العقبات؟ العمل من بعد يحتاج لـ 5 أسس نخوضها في العمل الذي يلزم حضورًا جسديًا وهي:
في هذا المقال، سأقوم بتوضيح كل واحد من هذه الأسس مع وضع مثال لأداة تساعد فيه.
1. التواصل
ينقسم التواصل في عالم العمل من المنزل إلى قسمين التواصل بين فريق العمل لأداء المهام والتواصل الخارجي ، للتواصل الداخلي بين فريق العمل، نحتاج لأداة تسهّل هذا التواصل وتكون بنفس الوقت بمثابة نافذة لنا، نتابع من خلالها ما يدور بين موظفينا، إذ أنّنا نتحدث عن أداء مهام، وأي ضعف في التواصل سيؤدي لأداء منقوص أو خاطئ للمهام. واحدة من أفضل الأدوات التي تتيح لنا هذا الأمر هي Slack، وهي قد تكون في بعض الأحيان بديلًا حتّى عن رسائل البريد الإلكترونيّ، حيث يمكّن للمؤسّسة تقسيم الموظفين إلى فرق عمل، وكل فريق عمل يقوم بالتواصل من خلال هذه الأداة للحديث عن المهام الخاصة به. مثلاً، نقوم بعمل قناة خاصة بفريق مبيعات، وقناة أخرى خاصة بفريق التسويق، ولكل قناة سيكون لدينا مدير للجلسة. يتحاور الفريق في الجلسة عن المهام بشكل سريع ومنظم. وبذلك تتفوّق هذه الأداة على البريد الإلكتروني بكونها تعتمد على عمل الفريق بدل العمل الفردي المعتمِد على إرسال رسالة، وانتظار الردّ ومن ثم الردّ عليها وهكذا. تمكننا Slack أيضًا من ربطها مع أدوات أخرى تساعد في العمل، كعملية مشاركة الملفات من خلال الربط مع أدوات أخرى لإدارة الملفات ك Google Drive (سأتحدث عنها لاحقا)، أو ربط الأداة مع أدوات الاجتماعات كـ Zoom (سأتحدث عنها لاحقا) مما يسمح لنا بأداء عدة مهام ونحن على نفس المنصة، وبالتالي توفّر الكثير من الوقت.تتيح لنا أداة Slack إمكانية الاشتراك المدفوع أو المجاني، الذي يصلح للشركات الصغيرة بشكل كبير.
2. الاجتماعات بين فريق العمل والزبائن أو الإدارة
جزئية أخرى لا تقل أهمية عن التواصل الداخليّ في أداء المهام وهي الاجتماعات، وهنا سأتحدث عن أداة Zoom الأداة التي سهّلت قضية الاجتماعات بشكل لا يوصف، فأتاحت لنا الكثير من الميّزات، كإمكانية حضور الاجتماع من أي جهاز (جهاز ذكي أو كمبيوتر)، إمكانية حضور الاجتماع من خلال المتصفح بشكل مباشر، الاجتماع بالصوت والصورة وإمكانية تسجيل الاجتماعات للعودة إليها في أي وقت لاحق. ولكن مع كل هذه الإمكانيات، نحتاج لبعض النقاط التي تزيد من فرص أن يكون الاجتماع أكثر كفاءة وهي:
3. متابعة الموظفين
ما يرهق الكثير من المؤسّسات هو آلية تتبّع الموظف، ففي العمل التقليدي، تكون هناك أدوات تساعد في معرفة أوقات دوام الموظف كجهاز تتبّع الدوام مثلاً، الذي يختم عليه الموظف وقت قدومه وخروجه من الوظيفة.أما عند العمل من المنزل، فكل هذه الآليات تختفي، وننتقل إلى الأدوات التي سهّلت لنا هذه المهمة أينما كان موظفنا، مثلاً أداة HubStaff هي بمثابة الأداة السحرية لمتابعة الموظف أثناء عمله والتأكّد من أنّه يقوم بالعمل بشكل جيد. إذ تتيح هذه الأدوات لصاحب العمل المشاركة في الشاشة مع الموظف، كذلك تتحول حالة الموظف عند تركه للجهاز، لأي سبب من الأسباب لمدة معيّنة، إلى حالة "الخارج". حتى في الحالات التي تستدعي خروج الموظف لأداء مهمة ما، يمكن للتطبيق أن يرسل لنا مكان الموظف للتأكّد من أنّ المهام تقام بوقتها وبالشكل المطلوب.في نهاية الشهر أو فترة المهام، نستطيع طلب تقرير كامل عن ساعات عمل الموظف وربطها بقيمة الساعة التي يتقاضاها بالتالي نصل إلى الراتب الشهري بشكل تفصيليّ.هناك نسخة مجانية لهذه الأداة تعطينا إمكانية تتبع الوقت والتقاط صورة للشاشة الخاصة بالموظف إن أردنا ذلك.
4. إدارة المهام
من المهم عند عمل فريقك من المنزل، أن تكون المهام الخاصة بكل فريق واضحة بكافة التفاصيل، فبالرغم من وجود قناة للتواصل المباشر كـ Slack، التي تفيدنا في التواصل بين أفراد الفريق حول تنفيذ المهام، وليس حول ماهيّة هذه المهام، لذلك جاءت أداة Trello في سبيل تحقيق هذا الأمر، أي إدارة المهام ابتداءً من كل فريق على حدة، مروراً بكل زبون على حدة وصولاً إلى كلّ مهمة صغيرة بتفاصيلها الكاملة، وكل مهمة نستطيع تحديد الشخص المسؤول عن أدائها، بالإضافة للوقت الذي نريد أن تكون به هذه المهمة جاهزة، وبالتالي سيتمكّن فريقك من معرفة كلّ ما هو مطلوب، وإرسال ملاحظاته والرد عليها وإبلاغك بإنهاء المهمة والعديد من الأمور الأخرى الخاصة بالمهام.
5. إدارة العملاء
لا يكفي أن ندير الفريق الخاص بنا فقط، إذ لدينا في الكفة الأخرى العملاء، وكثرة المهام قد تجعل من إدارتهم مهمّة صعبة المنال، ولكن مع وجود أداة كـ Zoho One، والتي نستطيع من خلالها إدارة جميع حسابات الشركة والفواتير الخاصة بها، وأيضاً إرسال التذكيرات للشركات لدفع فواتيرهم بشكل تلقائي، بالإضافة لإمكانية ربط الفواتير بوسائل دفع تجعل من عملية تحصيل الأموال الخاصة بنا أمرًا في غاية السهولة، علينا وعلى العميل.بالإضافة لذلك، فـ Zoho One تعطينا الإمكانية لتنفيذ العديد من المهام الإدارية التي تخص جميع أقسام الشركة من مكان واحد، فلو كان لدينا قسم لإدارة الموارد البشرية، ستنظم هذه الأداة السير الذاتية الخاصّة بوظائف تمّ التقدّم لها، كما تنظم أيضًا الإجازات الخاصّة بالموظفين، وساعات الدوام وإدارة المهام.لو تحدّثنا عن قسم التسويق، فلدينا إمكانية للقيام حملات كاملة عليه، بناء صفحات الهبوط، وضع الميزانيات والنتائج وتحليل كافة الأمور الخاصة بالتسويق. المحاسبة أيضًا لديها قسم كامل على هذه الأداة يمكّنها من عمل كل المهام المنوطة بها. تتيح شركة Zoho، حاليًا، بسبب أزمة فايروس الكورونا، أداة تسمى Zoho Remotely بشكل مجاني وتساعدنا في العديد من هذه الأمور، ولو أردنا استخدام أداة Zoho One فالاشتراك يبدأ بها من سعر 30 دولار.
بعد الحديث عن المبادئ الخمس للعمل عن بعد وعن أدواته، يجدر بنا أيضًا الحديث عن أمور يجب الانتباه عليها في إدارة فريقنا عند العمل عن بعد:
- احرص على التواصل مع الفريق بشكل دوريّ، فالموظف يمر بالعديد من الظروف التي قد تؤثر على سير عمله، ويحتاج إلى إطلالة منك للاطمئنان عليه وعلى سيرورة العمل.
- احرص على زيادة تفاعل الموظفين عند فترات الركود في العمل، فوجود الموظف في بيئة مغايرة لبيئة العمل الواقعيّ، قد تجعله يفهم هذا الركود بشكل خاطئ.
- احرص على تطوير موظفيك أثناء عملهم عن بعد لتضمن التقدّم الدائم لهم، وبالتالي التقدّم للمؤسسة
- يجب عليك أن توضّح للموظفين ماهية العمل عن بعد، وتوعيتهم بأنّ الأمور ستكون صعبة في البداية فقط حتى يتم استيعاب المنظومة بشكل كامل، فالعديد من الموظفين سيكون من الصعب عليهم استيعاب فكرة العمل من المنزل، وهذا الأمر سيؤثر على استقرارهم وأدائهم.
- لعلّ أكبر التحديات التقنيّة في آلية العمل من المنزل هي سرعة الإنترنت التي ستؤثر على كافة مجريات العمل، ابتداءً من الاجتماعات إلى إدارة الملفات وغيرها، لذلك قد نتنازل في بعض الأحيان، مثلاً في الاجتماعات، عن وجود الجميع على الفيديو لضمان جودة أفضل للاتصال، كما يجب أن تكون هناك آلية واضحة في إدارة الملفات، والكبيرة منها بالذات، من خلال تحسين سرعة الإنترنت لدى بعض أفراد الفريق. وفي النهاية، احرصوا على أن تكون لديكم آلية للعمل على الأسس الخمسة التي تحدثتُ عنها، بغض النظر عن الأداة، فالأداة هي عبارة عن وسيلة مساعدة لا أكثر. استراتيجية العمل الخاصة بك وثقتك بفريقك والمحفزات ستكون عاملًا أساسيًّا آخر في تحسين نتائج العمل.
لتحميل المقالة كملف PDF اضغط هنا
*أحمد بركات – مستشار في التسويق والتحوّل الرقمي شريك ومؤسس لشركة GoSocialللتسويق والمهارات الرقمية
وابقى/ي على اطلاع بأحدث أنشطتنا، أخبارنا، وإصداراتنا!
